Главная » Трудовая дисциплина » Организация командировок руководителя
Содержание статьи: Нюансы организации служебной командировки руководителя Основные обязанности секретаря по подготовке командировки руководителя Похожие статьи Как подготовить командировку руководителя — приказ Командировка руководителя — всегда ответственное и важное задание.

Организация командировок руководителя

Содержание статьи:

Как подготовить командировку руководителя — приказ

Командировка руководителя — всегда ответственное и важное задание. Служебная поездка предварительно продумывается. Какие условия должны входить в программу командировки? Как забронировать номер в отеле? Эти нюансы нужно тщательно продумать при составлении плана.

Нюансы организации служебной командировки руководителя

Служебная поездка — определение сотрудника для отправления в то место работы, которое не относится к территории компании. Они могут быть в пределах одного населенного пункта или с выездом за сотни километров, в том числе и пересечение границы.

Отправления и прибытия подготавливаются по шаблонному плану. Иногда учитываются дополнительные условия. Сотрудник может быть представлен в разном статусе:

  • Персона VIP;
  • Важный гость;
  • Участник собрания;
  • Партнер по деловому бизнесу и тому подобное.

Если руководитель приезжает в виде почетного гостя или персоны VIP, то все расходы на себя может взять принимающая сторона. Директор может быть членом делегации. Все организационные вопросы в этом случае берет на себя организатор этой поездки.



Основные обязанности секретаря по подготовке командировки руководителя

Если директор отправляется на несколько дней по работе, секретарь должен подготовить соответствующие документы: служебное задание и приказ о служебной поездке. Они понадобятся в дальнейшем для подробного составления отчета. Задание и приказ должны быть утверждены.

Перед отправкой директора в служебную поездку, секретарь должен получить максимум информации о выполнении действий в период отсутствия директора. Уточните вопрос о подписи документов во время отсутствия. Если во время служебного отъезда руководитель передает свои полномочия подписи иному должностному лицу, должен быть сформирован соответствующий приказ о постановлении.

Порядок и обязанности по организации служебной поездки ложатся на руководителя и секретаря. Второй готовит приказы о командировках, регистрирует их в журнале учета и предоставляет удостоверения на служебную командировку. Это документ имеет стандартную форму. Секретарь только заполняет его в соответствии с приказом. В обязанности секретаря обязательно входит подготовка его к поездке. Секретарь совместно с директором печатает программу. В ней присутствуют названия организаций, имена лиц, и даты встреч с каждым из них. Наименование компании должно быть правильное. Дополнительно должны быть указаны телефоны и адреса. Секретарь всегда знает, где находится директор. Если возникнет необходимость, он сможет с ним связаться.



Руководителю необходимо отправиться в командировку? Для начало необходимо составить служебное задание. Оно служит базой для последующего составления приказа. Если его нет, приказ невозможно будет создать. Учтите эту особенность. После этого вы сможете издать Приказ о направлении в служебную поездку. Это важный документ, обладающий значимой юридической силой для предприятия. На основании этой бумаги происходят действия специалистов. Также она влияет на документооборот на предприятии. Приказ должен подписать директор или уполномоченное лицо.

Программа поездки — важная составляющая. Нужно помнить обо всех датах и назначенных встречах. Создается на основании представленных документов. Также нужно учесть:

  • Способ передвижения. Поезд, самолет или личное авто;
  • Оптимальное время прибытия и отправления;
  • Метод оплаты проезда, аренды помещения и так далее.

Практические советы по составлению плана поездки

Практические советы о том, как хорошо организовать отправление директора, основаны на фактах. Иногда коллеги уже ездили в этом направлении и даже в этот населенный пункт. Проконсультируйтесь с ними и выясните, какой удобный район для проживания и почему. Также уточните, близко ли метро, кафе, лавочки для отдыха в парке, удобная ли гостиница и так далее. Аналогичные вопросы можно задать секретарю компании, в которую направляется директор. Воспользуйтесь отзывами туристов в интернете, которые делятся своими впечатления.



Эти несложные советы помогут грамотно организовать поездку руководителя.

Похожие статьи

О admin