Главная » Мой юрист » Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году — образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году — образец, бланк, как правильно вести

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году

Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2017 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится аудит, проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.

Это подтверждение фактов подготовки и передачи документации (разд. 2.2.2. ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.

Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам:

В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу

Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Такие формы были утверждены 5 января 2004 года (Постановление Госкомстата № 1).

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.

Образец договора ренты с пожизненным содержанием с иждивением по ГК РФ, читайте здесь.

Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.

Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в должностных инструкциях специалистов по кадрам.

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Документ ведется такими лицами:

  • сотрудником отдела кадров;
  • менеджером по персоналу;
  • секретарем
  • делопроизводителями;
  • руководителем.

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.

Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.

Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.

Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем журнал прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.

Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

  • количество страниц;
  • подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
  • печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.

  • есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
  • есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
  • есть ли заголовок и текст, подпись;
  • есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.

  • титульный лист;
  • раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
  • раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.

На титульной странице пишут:

  • название компании;
  • название документы;
  • дату, с которой начали вести журнал;
  • дату, когда заполнение прекращается.
  • ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
  • данные о документации, что является основанием для назначения работников ответственными;
  • подписи каждого такого лица;
  • данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Основной раздел отражает такие сведения:

  • номер записи о регистрации приказа;
  • дату, номер приказа, что был утвержден;
  • разновидность приказа;
  • ФИО, табельный номер работника;
  • документы, что послужили основанием для издания приказа.

Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.

Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.

Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:

  • кто будет ответственным лицом;
  • кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
  • какой период ведения и где документ будет храниться.

Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2017 году - образец, бланк, как правильно вести

Стоит рассмотреть и такие нюансы:

Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.

Видео: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить

Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.

Сроки хранения приказов сильно отличаются:

о переводе или увольнении;

о получении отпуска;

об аттестации сотрудника;

о назначении премий и т. д.

выносится дисциплинарное взыскание;

Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).

Как проводится оценка недвижимости для ипотеки в Сбербанке, читайте здесь.

Порядок оформления купли-продажи земельного участка в 2017 году, смотрите здесь.

Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.

Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.

Нужно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу, решает гендиректор. Четкого требования по его ведению в законодательстве нет.

Но стоит отметить, что никогда не знаете, в какой момент понадобится отыскать определенный приказ.

А без журнала это сделать сложно. Его используют в разных целях, о которых уже упоминалось выше.

Подобный журнал регистрации – документ, позволяющий повлиять на эффективность документооборота, а также сделать легитимными определенные источники.

О admin